¿Qué Hacen los Gerentes de Servicios Administrativos?
Los gerentes de servicios administrativos planifican, coordinan y dirigen una amplia gama de servicios que permiten a las organizaciones funcionar en forma eficiente.
Los gerentes de servicios administrativos planifican, dirigen y coordinan los servicios de apoyo de las organizaciones. Sus responsabilidades específicas varían según el tipo de organización, pueden incluir el mantenimiento de registros, la distribución de correo, y la planificación y el mantenimiento de instalaciones. En organizaciones pequeñas pueden dirigir todos los servicios de apoyo y recibir el título de gerentes comerciales. Las grandes organizaciones pueden contar con varios niveles de gerentes administrativos que se especializan en diversas áreas.
Responsabilidades
Los gerentes de servicios administrativos habitualmente se ocupan de lo siguiente:
- Comprar, almacenar y distribuir suministros
- Supervisar al personal administrativo
- Recomendar cambios a las políticas o procedimientos para mejorar las operaciones, como cambiar los suministros que mantiene la organización y mejorar la forma en que se gestionan los registros
- Planificar presupuestos para contratos, equipos y suministros
- Monitorear las instalaciones para garantizar su seguridad y mantenimiento
- Supervisar el mantenimiento y la reparación de maquinarias, equipos y sistemas eléctricos y mecánicos
- Garantizar que las instalaciones cumplan las normas ambientales, de salud y seguridad, y la normativa gubernamental
Los gerentes de servicios administrativos planifican, coordinan y dirigen una amplia gama de servicios que permiten a las organizaciones funcionar en forma eficiente. Una organización puede contar con varios gerentes que supervisan actividades para cubrir las necesidades de múltiples departamentos, como el correo, la impresión y el fotocopiado, el mantenimiento de registros, la seguridad, el mantenimiento de edificios, y el reciclado.
El trabajo de los gerentes de servicios administrativos puede generar diferencias en la productividad y satisfacción de los empleados. Por ejemplo, un gerente de servicios administrativos puede ser responsable de asegurarse que la organización cuente con los suministros y servicios que necesita. Además, un gerente de servicios administrativos responsable de coordinar la asignación del espacio puede considerar la moral de los empleados y los fondos disponibles cuando decide la mejor forma de resolver la distribución de un lugar físico determinado.
Los gerentes de servicios administrativos también garantizan que la organización cumpla sus contratos, la normativa gubernamental y los estándares de seguridad.
Los gerentes de servicios administrativos pueden examinar los patrones de consumo de energía, el uso de tecnologías y los equipos de oficina. Por ejemplo, los gerentes pueden recomendar la compra de equipos o suministros nuevos o distintos para reducir los costos energéticos o mejorar la calidad del aire interior.
También planifican el mantenimiento y reemplazo futuro de los equipos, como lo de las computadoras. El reemplazo oportuno de los equipos puede ayudar a ahorrar dinero a la organización, porque eventualmente el costo de actualizarlos y mantenerlos resulta mayor que el costo de comprar otros nuevos.
Los siguientes son ejemplos de los tipos de gerentes de servicios administrativos:
Los gerentes de contratos se ocupan de la compra, el almacenamiento y la distribución de los equipos y suministros. También supervisan la eliminación de bienes excedentes o que no han sido reclamados.
Los gerentes de instalaciones supervisan los edificios, terrenos, equipos y suministros. Sus funciones corresponden a varias categorías, incluida la supervisión de operaciones y mantenimiento, la planificación y administración de proyectos, y la responsabilidad por los factores ambientales.
Los gerentes de instalaciones pueden supervisar proyectos de renovación para mejorar la eficiencia o garantizar que las instalaciones cumplan las regulaciones gubernamentales y las normas ambientales, de salud y seguridad. Por ejemplo, pueden influir en los proyectos de renovación de los edificios con recomendaciones de alternativas para el ahorro de energía o mejoras en la eficiencia que reduzcan los desechos. Además, los gerentes de instalaciones controlan las instalaciones para garantizar su seguridad y mantenimiento. Los gerentes de instalaciones también son responsables de dirigir personal, incluidos los trabajadores de mantenimiento, jardineros y personal de seguridad.
