Secretarios y Asistentes Administrativos: Occupational Outlook Handbook en Español : U.S. Bureau of Labor Statistics

Resumen

Secretaries and administrative assistants

Los secretarios y asistentes administrativos brindan apoyo en oficinas, realizando tareas administrativas.

Datos Básicos: Secretarios y asistentes administrativos
2010 Mediana Salarial	$34,660 por año $16.66 por hora
Nivel Académico de Ingreso	Diploma de escuela secundaria o su equivalente
Experiencia Laboral en una Ocupación Similar	Consulte Cómo Hacerse Uno
Capacitación en el Trabajo	Consulte Cómo Hacerse Uno
Cantidad de Empleos, 2010	4,010,200
Perspectivas Laborales, 2010-20	12% (casi tan rápido como el promedio)
Cambio en la Cantidad de Empleos, 2010-20	492,900

¿Qué Hacen los Secretarios y Asistentes Administrativos?

Los secretarios y asistentes administrativos realizan las tareas administrativas y organizacionales de rutina. Organizan archivos, redactan mensajes, coordinan citas, y brindan asistencia al resto de personal.

Ambiente Laboral

Si bien los secretarios y asistentes administrativos trabajan en casi todos los sectores de la economía, una gran cantidad lo hace en escuelas, hospitales, agencias gubernamentales, consultorios médicos y despachos legales. La mayoría trabaja en ambientes de oficina cómodos. Los asistentes virtuales por lo general trabajan desde sus hogares.

Cómo Hacerse Uno

Quienes han concluido la escuela secundaria y poseen habilidades básicas informáticas y de oficina generalmente califican para puestos de secretario y asistente administrativo de nivel inicial.

Salario

El promedio de los salarios anuales para los secretarios y asistentes administrativos fue $34,660 en mayo de 2010.

Perspectivas Laborales

Se proyecta que el empleo de los secretarios y asistentes administrativos aumentará un 12 por ciento entre 2010 y 2020, casi tan rápido como el promedio de todas las ocupaciones. Entre las especialidades, la única que se prevé que tendrá un crecimiento en el empleo mucho mayor que el promedio es la de los secretarios médicos. Esto se deberá al rápido crecimiento del sector de atención de la salud. En general, la mayoría de las oportunidades laborales provendrá de la necesidad de reemplazar a trabajadores que dejen estas ocupaciones.

Ocupaciones Similares

Compare las funciones laborales, educación, crecimiento del empleo e ingresos de los secretarios y asistentes administrativos con los de ocupaciones similares.

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¿Qué Hacen los Secretarios y Asistentes Administrativos?

Los secretarios y asistentes administrativos crean y mantienen sistemas de archivo.

Responsabilidades

Los secretarios y asistentes administrativos generalmente desempeñan las siguientes tareas :

Mantienen sistemas de archivo en papel y electrónicos para documentos y mensajes
Envían y distribuyen el correo común y electrónico que llega
Responden cartas y correo electrónico de rutina
Responden y adjuntan archivos a los mensajes que llegan
Corrigen la ortografía y gramática para garantizar la precisión de los escritos
Usan máquinas de fax, sistemas de videoconferencia y telefonía, y otros equipos de oficina
Usan planillas de cálculo, procesadores de texto, gestores de bases de datos y otras aplicaciones para computadoras
Completan formularios de acuerdo con los procedimientos de la empresa

Los secretarios y asistentes administrativos realizan diversas tareas administrativas y organizativas necesarias para que una organización funcione en forma eficiente. Usan programas de computadora para crear planillas de cálculo, escribir mensajes, administrar bases de datos, y preparar presentaciones, informes y documentos. También pueden negociar con los proveedores, comprar provisiones, administrar depósitos o bibliotecas corporativas, y obtener datos de diversas fuentes. Las tareas laborales específicas varían según su experiencia, puesto y especialidad.

Los siguientes son tipos de secretarios y asistentes administrativos:

Los secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos brindan apoyo administrativo de alto nivel en las oficinas y para los altos ejecutivos de las organizaciones. Se ocupan de responsabilidades más complejas, como revisar los documentos entrantes, efectuar investigaciones, preparar informes y coordinar reuniones. Pueden supervisar al personal administrativo.

Los secretarios legales realizan tareas especializadas que requieren conocimiento de la terminología y los procedimientos legales. Los secretarios legales preparan mensajes y documentos legales, como citaciones, demandas, mociones, respuestas y notificaciones de comparecencia, bajo la supervisión de un abogado o asistente legal. También pueden revisar publicaciones legales y ayudar con investigaciones judiciales –por ejemplo, verificando las citas en los informes legales.

Los secretarios médicos transcriben dictados, preparan mensajes, y ayudan a los médicos o científicos médicos con informes, discursos, artículos y actas de conferencias. También toman historias médicas sencillas, organizan la hospitalización de los pacientes, y compran suministros. Los secretarios médicos necesitan estar familiarizados con la terminología médica, las normas de los seguros, las prácticas de facturación, los registros médicos, y los procedimientos de hospital o laboratorio.

Los secretarios y asistentes administrativos, excepto los legales, médicos y ejecutivos, constituyen la mayor subcategoría en esta ocupación. Se ocupan de las actividades administrativas en las oficinas de casi todos los sectores de la economía, incluidas escuelas, agencias gubernamentales, y corporaciones privadas. Los secretarios en las escuelas a menudo son responsables de la mayor parte de las comunicaciones con los padres, la comunidad, los docentes, y los administradores escolares. Organizan citas, se ocupan del seguimiento de los registros de los alumnos, y de asuntos que no requieren la atención del director.

Los asistentes virtuales trabajan desde sus hogares. Usan Internet, correo electrónico, y máquinas de fax para comunicarse con sus clientes. Aunque sus tareas a menudo varían entre el corto plazo y largo plazo, sus funciones típicas son semejantes a las de otros secretarios y asistentes administrativos. Trabajar en forma remota les permite brindar asistencia a varios clientes en diversos sectores simultáneamente.

Ambiente Laboral

Los secretarios y asistentes administrativos usan cada vez más computadoras en su trabajo.

Los secretarios y asistentes administrativos ocuparon aproximadamente 4 millones de puestos de trabajo en 2010. Los sectores que emplearon a la mayoría de los secretarios y asistentes administrativos en el 2010 fueron:

Servicios educativos; estatales, locales y privados	14%
Consultorios de profesionales de la salud	11
Gobierno	9
Servicios legales	7

Si bien los secretarios y asistentes administrativos trabajan en casi todos los sectores de la economía, una gran cantidad lo hace en escuelas, hospitales, agencias gubernamentales, consultorios médicos y despachos legales. La mayoría trabaja a tiempo completo en ambientes de oficina cómodos. Los asistentes virtuales generalmente trabajan desde sus hogares.

Cómo Hacerse Uno

Los secretarios y asistentes administrativos asisten a los gerentes.

Quienes hayan terminado la escuela secundaria y cuenten con habilidades básicas informáticas y de oficina usualmente califican para puestos de secretario y asistente administrativo de nivel inicial.

Educación y capacitación

Los graduados de la escuela secundaria pueden adquirir las habilidades básicas de oficina, informática y gramática del idioma inglés de diversas maneras: a través de programas educativos vocacionales en la escuela secundaria, escuelas técnicas vocacionales, o institutos de educación superior. Muchas agencias de personal temporario también brindan capacitación formal sobre informática y prácticas de oficina.

Los empleadores de puestos más especializados, incluidos los secretarios médicos y legales, exigen a menudo a los postulantes que cuenten con cierto conocimiento de la terminología y la práctica específicas del sector. Los institutos de educación superior y escuelas técnicas vocacionales suelen ofrecer capacitación en estas áreas.

Certificaciones

Aunque no es obligatoria, la certificación puede demostrar competencia ante los empleadores. Los secretarios legales tienen algunas opciones de certificación. Por ejemplo, quienes tengan un año de experiencia en el campo legal, o han concluido un curso de capacitación aprobado y desean obtener la certificación como profesionales de asistencia legal, pueden obtener la designación de Secretario Legal Acreditado [Accredited Legal Secretary (ALS)] a través de un proceso de evaluación administrado por la NALS. La NALS ofrece dos designaciones adicionales: Secretario Legal Profesional [Professional Legal Secretary (PLS)], considerada una certificación avanzada para los profesionales de asistencia legal, y una designación de aptitud para asistentes legales.

Legal Secretaries International confiere la designación de Secretario Legal Especialista Certificado [Certified Legal Secretary Specialist (CLSS)], en áreas como propiedad intelectual, derecho criminal, litigios civiles, albacea, y derecho comercial, a quienes cuentan con cinco años de experiencia legal y aprueban un examen. En algunas instancias pueden existir exenciones para algunos de los requisitos.

Oportunidades de ascenso

Los secretarios y asistentes administrativos por lo general progresan mediante ascensos a otros puestos administrativos con más responsabilidades. Los asistentes administrativos capacitados que amplían su conocimiento sobre el funcionamiento de una empresa y mejoran sus habilidades, pueden ser ascendidos a puestos de secretario ejecutivo o de un nivel superior, o asistente administrativo, supervisor administrativo, o administrador de oficina. Con capacitación adicional, muchos secretarios legales se convierten en asistentes legales. Para más información, consulte el perfil sobre asistentes legales. Una vez contratados, la mayoría de los secretarios y asistentes administrativos suelen adquirir habilidades más avanzadas, que aprenden a través de capacitación en sus trabajos.

Cualidades Importantes

Habilidades informáticas. Los secretarios y asistentes administrativos usan computadoras para el correo electrónico, procesamiento de texto, planillas de cálculo, y administración de bases de datos. Por lo tanto, contar con buenas habilidades informáticas es muy importante.

Habilidades interpersonales. Los secretarios y asistentes administrativos trabajan con muchas personas diferentes cada día. Que sean agradables y atentos contribuye a un ambiente laboral positivo y a la satisfacción de los clientes.

Habilidades organizativas. Ya sea que archiven documentos o completen formularios, los secretarios y asistentes administrativos deben asegurarse de que los documentos, las carpetas y los programas estén ordenados adecuadamente para que la oficina pueda funcionar de manera eficiente.

Habilidades de redacción. Los secretarios escriben memorandos y correo electrónico frecuentemente para comunicarse con los gerentes, empleados y clientes. Por lo tanto, deben contar con buena gramática, garantizar la exactitud de sus escritos, y mantener un tono profesional.

Salario

Secretarios y Asistentes Administrativos

Mediana salarial anual, mayo de 2010

Secretarios y Asistentes Administrativos: $34,660
Total, Todas las Ocupaciones: $33,840
Ocupaciones de apoyo administrativo y en oficinas: $30,710

El promedio de los salarios anuales de los secretarios y asistentes administrativos fue $34,660 en mayo de 2010. El promedio de los salarios anuales es aquel salario en al cual la mitad de los trabajadores en una ocupación ganó más que esa cantidad y la otra mitad, ganó menos. El 10 por ciento con menores ingresos ganó menos de $21,730 y el 10 por ciento con mayores ingresos, ganó más de $55,960.

Los promedios de los salarios anuales para los diversos tipos de secretarios y asistentes administrativos en mayo de 2010 fueron:

$43,520 para los secretarios ejecutivos
$41,500 para los secretarios legales
$30,530 para los secretarios médicos
$30,830 para los secretarios, excepto los legales, médicos y ejecutivos

Aunque los secretarios y asistentes administrativos trabajan en casi todos los sectores de la economía, una gran cantidad lo hace en escuelas, hospitales, agencias gubernamentales, consultorios médicos y despachos legales. La mayoría trabaja a tiempo completo en ambientes de oficina cómodos.

Perspectivas Laborales

Secretarios y Asistentes Administrativos

Cambio porcentual en el empleo, proyectado 2010-20

Total, Todas las Ocupaciones: 14%
Secretarios y Asistentes Administrativos: 12%
Ocupaciones de apoyo administrativo y en oficinas: 10%

Se proyecta que el empleo de los secretarios y asistentes administrativos aumentará un 12 por ciento entre 2010 y 2020, casi tan rápido como el promedio de todas las ocupaciones. Las tasas de crecimiento, sin embargo, variarán según las especializaciones.

Se proyecta que el empleo de los secretarios y asistentes administrativos ejecutivos aumentará un 13% entre 2010 y 2020, casi tan rápido como el promedio de todas las ocupaciones, ya que estos trabajadores continúan proporcionando asistencia de alto nivel a los ejecutivos.

Se proyecta que el empleo de los secretarios médicos aumentará el 41% entre 2010 y 2020, mucho más rápido que el promedio de todas las ocupaciones. El crecimiento del empleo será impulsado por la rápida expansión de los sectores de atención de salud y asistencia social. El crecimiento esperado en el uso de servicios médicos por una población que está envejeciendo requerirá muchos secretarios médicos adicionales.

Se proyecta que el empleo de los secretarios legales aumentará un 4% entre 2010 y 2020, más lento que el promedio de todas las ocupaciones. Este lento crecimiento del empleo se debe principalmente a un menor crecimiento del sector legal en general.

Se proyecta que el empleo de los secretarios, excepto los legales, médicos y ejecutivos, aumentará un 6% entre 2010 y 2020, mas lento que el promedio de todas las ocupaciones. Si bien los desarrollos en la tecnología para oficinas continuarán, muchas de las funciones de los secretarios y administrativos son de naturaleza personal e interactiva, y no pueden automatizarse fácilmente. Las responsabilidades como la planificación de reuniones, el trabajo con los clientes, y la capacitación del personal requieren tacto y habilidades de comunicación. Debido a que la tecnología no puede sustituir actualmente esas habilidades interpersonales, los secretarios y asistentes administrativos continuarán manteniendo un rol clave en la mayoría de las organizaciones.

Oportunidades de empleop

Además de los puestos que surgirán por el crecimiento del empleo, habrá numerosas vacantes por la necesidad de reemplazar a los secretarios y asistentes administrativos que se transfieran a otras ocupaciones o se jubilen. Las oportunidades laborales deberían ser mejores para los postulantes con amplio conocimiento de aplicaciones de programas de computadoras. Se estima que los postulantes con títulos de licenciatura tendrán una gran demanda y se desempeñarán como asistentes gerenciales, a cargo de tareas más complejas.

Datos de las proyecciones de empleo para los secretarios y asistentes administrativos, 2010-20
Título Ocupacional	Código SOC	Empleo, 2010	Empleo Proyectado, 2020	Cambio, 2010-20		Empleo por Sector
Título Ocupacional	Código SOC	Empleo, 2010	Empleo Proyectado, 2020	Porcentaje	Cuantitativo	Empleo por Sector
Fuente: Programa de Proyecciones del Empleo, Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU.
Secretarios y Asistentes Administrativos	43-6000	4,010,200	4,503,100	12	492,900	[XLS]
Secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos	43-6011	1,236,100	1,392,100	13	156,000	[XLS]
Secretarios legales	43-6012	233,200	241,400	4	8,200	[XLS]
Secretarios médicos	43-6013	508,700	718,900	41	210,200	[XLS]
Secretarios y asistentes administrativos, excepto legales, médicos y ejecutivos	43-6014	2,032,200	2,150,800	6	118,500	[XLS]

Ocupaciones Similares

Esta tabla muestra una lista de ocupaciones con responsabilidades similares a las de los secretarios y asistentes administrativos.

Ocupación	Responsabilidades	Nivel Académico de Ingreso	2010 Mediana Salarial
Empleados de Teneduría de Libros, Contabilidad y Auditoría	Los empleados de teneduría de libros, contabilidad y auditoría producen registros financieros para las organizaciones. Registran las transacciones financieras, actualizan los informes, y controlan la exactitud de los registros financieros.	Diploma de escuela secundaria o su equivalente	$34,030
Transcriptores Judiciales	Los transcriptores judiciales están presentes durante procedimientos legales y discursos públicos para crear transcripciones literales. Algunos transcriptores judiciales se ocupan del subtitulado para televisión y eventos públicos.	Premio postsecundario sin título	$47,700
Empleados de Tareas Generales de Oficina	Los empleados de tareas generales de oficina desempeñan una amplia gama de actividades administrativas, que incluyen responder los teléfonos, escribir a máquina o usar procesadores de texto, y archivar documentos. De todas formas, las tareas varían mucho según cada puesto.	Diploma de escuela secundaria o su equivalente	$26,610
Empleados de Información	Los empleados de información brindan asistencia administrativa en diversos ambientes. Ayudan a mantener los registros, obtener datos e información, y se ocupan de las preguntas o preocupaciones de los clientes.	Consulte Cómo Hacerse Uno	$29,990
Técnicos de Registros Médicos e Información de Salud	Los técnicos de registros médicos e información de salud organizan y gestionan los datos de información de la salud, garantizando su calidad, precisión, accesibilidad y seguridad tanto en los sistemas electrónicos como impresos. Utilizan diversos sistemas de clasificación para codificar y categorizar la información del paciente a los efectos de los reembolsos, para los registros y las bases de datos, y para mantener las historias clínicas y los tratamientos médicos de los pacientes.	Premio postsecundario sin título	$32,350
Asistentes Legales y Asistentes de Abogados	Los asistentes legales y asistentes de abogados se ocupan de diversas tareas de apoyo, incluyendo el mantenimiento y la organización de archivos, las investigaciones legales y la redacción de borradores de documentos.	Título de asociado	$46,680
Recepcionistas	Los recepcionistas desempeñan diversas tareas administrativas, que incluyen responder teléfonos y brindar información al público y los clientes.	Diploma de escuela secundaria o su equivalente	$25,240